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De la administración a la BUROCRACIA

Mafalda y Burocracia

Fuente de la imagen: Mafalda 7 (1972), por Quino.

Cuando era estudiante de posgrado en el Reino Unido, hace casi veinte años, tuve la fortuna de participar en varias conferencias en otros países, para lo cual conté con apoyo de parte de mi universidad. El procedimiento era entonces muy sencillo: solicitar el apoyo incluyendo la información relevante (ej. carta de aceptación, artículo a publicar) , recibir el dinero y hacer uso del mismo para los fines solicitados.

Hace casi diez años participé en un proyecto europeo-latinoamericano y asistí a varias reuniones del proyecto en varios países. El dinero del lado latinoamericano era administrado por la Universidad de Chile y el procedimiento para hacer uso del mismo era bastante sencillo: los boletos de avión eran pagados por la Universidad de Chile y al llegar a la ciudad donde iba a tener lugar la reunión me decían algo así como “su estancia va a ser por tantos días y  como la cuota diaria es de tanto le toca tanto, ¿está de acuerdo? firme aquí, tenga su dinero” y listo. Lo mismo aplicaba tanto para los investigadores chilenos como los investigadores extranjeros.

Finalmente, esta semana tuve la oportunidad de realizar una visita a Tegucigalpa, Honduras para participar en un evento organizado por la Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH). Al otro día —porque venía agripado y lo que quería era dormir para recuperarme— me dieron un cheque y me dijeron “tanto es para su hospedaje y tanto de estipendio” y “requerimos la factura de su hospedaje, pero de lo demás no es necesario”. No perdí entonces si el trámite era el mismo para académicos de la universidad cuando salían a eventos en el país y en el extranjero y me respondieron que sí, que la universidad compra los boletos para el transporte y les da dinero para el hospedaje y un estipendio; a cambio, los académicos tiene que traer el recibo/factura del hospedaje y firmar por el estipendio. ¡Y listo!

En mi universidad, en mi México lindo y querido, hoy en día las cosas son muy diferentes: hay que firmar la solicitud, juntar dinero para el viaje, reunir facturas de todo y guardar los recibos correspondientes (porque se le presume culpable de uso indebido del erario público por el consumo de bebidas alcohólicas, a menos que demuestre lo contrario), hacer oficios para justificar los recibos faltantes y esperar a que llegue el dinero…. Pero el trámite no acaba ahí, porque las facturas pueden tener errores de centavos por el redondeo, incluir impuestos que no son cubiertos por la universidad o no incluir información importante como el método de pago; además, los oficios que se envían para justificar cualquier recibo faltante tiene que ser aceptado por instancias superiores, lo cual puede tardar varios días, semanas o meses.

Por supuesto, actualmente las facturas ya no se recogen en papel, sino que se envían y reciben en formato electrónico; pero se imprimen y es necesario poner firma, nombres, apellidos y fecha en cada una de ellas, igual que hace veinte años.

Me pregunto entonces, ¿qué sucede en mi institución que, en vez de ir para adelante vamos para atrás? Una manera de interpretarlo sería pensar que la imagen de los académicos ha caído tan bajo, hemos cometido tantas bajezas, que hemos dejado de ser gentes de fiar (si alguna vez lo fuimos) y solamente tenemos las condiciones que merecemos. Otra manera de interpretarlo es que la administración universitaria, consciente de que realiza la función primordial de la universidad, subconscientemente justifica su abultada existencia amontonando reglas, procedimientos y firmas, llenando archiveros, cajas y almacenes, para exhibirla como evidencia clara de la gran labor que realiza. Una última interpretación que se me ocurre es que el terror producido por el tsunami digital lleva a nuestra burocracia universitaria a buscar maneras de dejar claro que lo único que se logra con la tecnología digital es engordar y bajar la velocidad lo que ya de por sí era obeso y letárgico.

Burocracia universitaria

Imagínese usted por un momento que trabaja en una universidad pública estatal, tiene usted un proyecto de investigación con financiamiento externo que incluye presupuesto para compra de equipo de cómputo y a usted se le ocurre la bendita idea de que le hace falta, digamos, una memoria USB. Actualmente uno encuentra fácilmente memorias de 16 y 32 Gbytes en cualquier tienda de cómputo o papelería y le cuesta alrededor de quinientos pesos; pero ¿qué tiene que hacer para comprarla? Aquí le van los pasos:

  1. Conseguir la autorización de su jefe inmediato (por escrito, formato memorando numerado, con firma y todo).
  2. Enviar un correo electrónico a quien corresponda, solicitando la compra.
  3. La persona del otro lado del cable, del área de compras, solicita el visto bueno de la dirección administrativa (con firma sobre el memo anterior).
  4. Autorizada la compra, dicha persona solicita la confirmación de existencia de recursos al área de finanzas.
  5. Si hay recursos para la compra, el área de compras solicita la cotización del artículo a distintos proveedores (usted puede sugerir algunos).
  6. Reunido el número suficiente de cotizaciones, se escoge la mejor opción y el área de compras le envía a usted la requisición de compra para que usted y su jefe inmediato la firmen (llevamos dos documentos y cuatro firmas, sin contar las cotizaciones, que son por lo menos tres).
  7. Usted regresa la requisición firmada al área de compras, donde se recolectan las firmas faltantes (así es, todavía faltan más firmas, mínimo una).
  8. El área de compras solicita al proveedor seleccionado que haga llegar el artículo al área de almacén.
  9. Almacén da la entrada al artículo (documento y firma de por medio) y le hace llegar el articulo y solicita que usted firme de recibido (otro documento y firma de por medio).
  10. El área de compras tramita el pago (documento y firmas de recibido de por medio), el resguardo del artículo (otro documento y firma correspondiente) y realiza la comprobación de la compra (un documento y una firma más), dando por terminado el proceso.
Concluido el proceso (eche a volar su imaginación y calcule el número de días de por medio) usted tiene finalmente la memoria USB en sus manos, pero ¿a qué precio? ¿Cuántas horas/hombre, electricidad y toner, por lo menos, no se han invertido en el proceso? Seguramente hay mejores formas de invertir el escaso presupuesto universitario y las horas de su personal.